Todo processo que envolve pessoas está sujeito a erros. Com os laboratórios de análises clínicas não é diferente.
O que agrava aqui neste caso é que estamos falando de diagnósticos que indicam o estado de saúde de pessoas bem como orienta quanto aos melhores tratamentos para a cura.
Esses estabelecimentos também são responsáveis pela realização de exames relacionados à vida profissional de diversas categorias, como por exemplo, o Exame Toxicológico, para os motoristas.
Abaixo, estão listados os principais erros cometidos pelos laboratórios e, assim, este texto pretende contribuir para que esses equívocos sejam evitados.
1 – A recepção
Quando os equívocos acontecem em cadeia, um erro menor levando a outro maior, fica ainda mais difícil corrigir todo um processo. A recepção de um laboratório é a responsável pelo início da relação entre o examinador e o examinado.
O erro mais comum já acontece na hora de cadastrar os dados e os pedidos do paciente. Um dos principais motivos é a falta de um processo que sirva para padronizar o armazenamento e a organização dessas informações.
Quatro pontos principais para organizar os processos na recepção:
1 – O primeiro passo é definir de maneira clara os processos e os procedimentos e que esses sejam consolidados a partir de treinamentos internos;
2 – Definir as informações que deverão ser coletadas. É importante que esses dados possam ser úteis para todas as etapas da coleta, análise e entrega dos exames;
3 – É preciso ter muita atenção com a nomenclatura dos exames;
4 – A partir da correta descrição dos nomes dos exames, é sempre bom estabelecer uma organização que possa informar quais os exames mais realizados, os novos procedimentos, o tempo de coleta e análise de cada um e a relação dessas variáveis com o preço. Assim, o laboratório poderá usar essas informações para traçar estratégias para melhorar seu atendimento e aumentar sua lucratividade.
2 – A coleta
Os erros mais comuns da coleta:
- O preenchimento incorreto do tubo de coleta;
- O uso de tubos ou recipientes impróprios;
- Erros na identificação do paciente.
As soluções mais eficazes:
A adoção de um sistema de informação único dentro do laboratório pode contribuir para alinhar e centralizar as informações e assim otimizar o fluxo de dados que serão usados por todos. Outra tática possível é a de treinar os colaboradores do laboratório, deixando-os aptos de todas as informações, reduzindo, assim, a necessidade de retrabalho.
3 – A área técnica
Uma área técnica eficiente deve contar com um bom sistema informatizado, que possa oferecer soluções em vários níveis.
Visualmente, precisa oferecer uma mostra de informações que proponha uma navegação intuitiva e que forneça os dados dos exames com facilidade.
Um sistema de qualidade também pode contribuir, através de seus recursos, para a diminuição de filas e o aprimoramento dos processos de cadastramento e emissão de relatórios.
4 – A digitação
Para que o atendimento seja feito de maneira rápida e correta, a digitação é uma prática fundamental na garantia da qualidade.
É imprescindível que a digitação seja feita com rapidez, mas também com atenção, para que nenhum erro ocorra e comprometa o andamento da coleta, análise e resultado do exame.
5 – O caixa
O caixa do laboratório é grande motor do faturamento e por isso mesmo deve ser operado com excelência, sempre com atenção para que se evite erros.
Valores recebidos não lançados no caixa, alteração de convênios em pedidos de exames, falta de informações obrigatórias são alguns dos exemplos de contratempos que podem prejudicar o funcionamento do caixa.
- Que tal pensar na possibilidade de usar um sistema que possua rastreabilidade financeira e que forneça informações fáceis de serem encontradas por todos os colaboradores?
Que o caixa do seu laboratório seja o responsável por registrar lucros, e não prejuízos desnecessários.
6 – O estoque
Dos cuidados básicos com o estoque, pode-se destacar:
- O cuidado com os produtos químicos que serão usados para limpar esses ambientes;
- Controle dos produtos estocados, bem como registrar a entrada e a saída para que o controle desse processo não escape da gestão do estabelecimento;
- Elaborar dinâmicas de armazenamento dos produtos visando a diminuição de desperdício.
7 – A administração
A administração de um laboratório, ainda que seja uma empresa pequena, deve ser pensada com profissionalismo e sempre disposta a colocar em prática os segredos de uma gestão eficaz e focada em resultados.
Oferecer mais qualidade de vida para os pacientes e promover a sustentabilidade financeira do laboratório são, sem dúvida, os principais objetivos de um laboratório de sucesso.
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